REGOLAMENTO

 

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REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE

Art. 1 OGGETTO E AMBITO DI APPLICAZIONE

Il presente Regolamento disciplina l’attività di mediazione svolta dall’Organismo di mediazione EmmegiessE s.r.l., di seguito “Organismo”.

La mediazione consiste nell’attività svolta da un soggetto terzo imparziale (di seguito, “mediatore”) finalizzata ad assistere due o più parti nella composizione delle controversie civili e commerciali in tema di diritti disponibili.

Salvo quanto previsto dalla legge, il presente regolamento, completo degli allegati che ne fanno parte integrante, si applica alle procedure di mediazione gestite dall’Organismo in relazione a controversie nazionali. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.

L’organismo comunica l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. L’istante, in aggiunta all’organismo, può farsi parte attiva, con ogni mezzo idoneo, per effettuare le comunicazioni alla controparte.

Art. 2 SEGRETERIA

La Segreteria amministra il servizio di mediazione tenendo un apposito fascicolo per ogni procedimento di mediazione e assicurando adeguate modalità di conservazione e riservatezza di tutti gli atti del procedimento contenuti nel fascicolo stesso.

I documenti depositati presso la Segreteria si intendono a disposizione di tutte le parti, salva diversa ed esplicita indicazione delle parti stesse.

La Segreteria può dichiarare concluso il procedimento dandone notizia alle parti:

  • in qualsiasi momento le stesse dichiarino o dimostrino di non avere interesse a proseguire il procedimento;
  • qualora siano decorsi tre mesi dal deposito dalla domanda, salvo diversa concorde volontà delle parti.

Fatti salvi i casi in cui l’esperimento del procedimento di mediazione costituisce condizione di procedibilità ai sensi dell’articolo 5 comma 1 del Decreto Legislativo n. 28 del 4 marzo 2010  e s.m.i., la Segreteria dichiara concluso il procedimento, con una semplice attestazione, ove vi sia il rifiuto espresso della parte invitata ad aderire alla mediazione e la parte istante non abbia richiesto, per iscritto, lo svolgimento del primo incontro e la redazione del verbale di mancata comparizione.

L’Organismo potrà avvalersi, anche per lo svolgimento di singole procedure, delle strutture, del personale, dei mediatori di altri Organismi, con i quali abbia concluso uno specifico accordo.

Art. 3 MEDIATORE

Il mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione e le aiuta nella composizione della controversia, tramite la ricerca di un accordo soddisfacente.

Il mediatore deve svolgere il proprio ruolo con la dovuta diligenza, indipendentemente dal valore e dalla tipologia della controversia, dal numero di incontri e dal valore.

Il mediatore non deve trovarsi in alcuna delle situazioni di incompatibilità previste da specifiche norme di legge e dal codice etico di cui all’allegato B) al presente Regolamento.

Prima dell’inizio di ciascun procedimento di mediazione e comunque prima dell’incontro con le parti, il mediatore sottoscrive un’apposita dichiarazione di imparzialità, indipendenza e neutralità.

Ove si renda necessario e secondo quanto previsto dalla legge, il Responsabile dell’Organismo può individuare un co-mediatore che aiuti il mediatore nell’esercizio della sua funzione.

La Segreteria è tenuta a conservare, per ciascun mediatore, un fascicolo contenente il curriculum dettagliato del professionista, gli attestati relativi ai corsi frequentati dallo stesso, le specializzazioni possedute e le eventuali schede di valutazione circa l’operato del mediatore.

Il mediatore annualmente deve provvedere all’aggiornamento del proprio fascicolo e deve comunicare tempestivamente alla Segreteria dell’Organismo qualsiasi circostanza gli impedisca di svolgere la sua attività secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Art. 4   NOMINA DEI MEDIATORI

Il mediatore è individuato dal Responsabile dell’Organismo di mediazione tra i nominativi inseriti nell’apposito elenco nel rispetto della normativa vigente e sulla base di quanto previsto dal presente Regolamento.

Sulla base degli accordi di cui all’art. 2, il mediatore può essere individuato dal Responsabile dell’Organismo anche negli elenchi di altri Organismi di mediazione.

Il Responsabile dell’Organismo individua una rosa di mediatori tenendo conto del curriculum professionale, della tipologia di laurea conseguita e delle specializzazioni possedute (tecniche di mediazione e comunicazione) in relazione all’oggetto e alle parti della mediazione.  Deve essere oggetto di valutazione anche il continuo aggiornamento del mediatore.

Se, a giudizio del Responsabile, si tratta di controversia che presenta profili di alta difficoltà, si procede ad una designazione, in favore dei mediatori di pari grado di competenza professionale, sulla base del successivo criterio di esperienza (numeri di incontri svolti in qualità di mediatore e complessità/tipologia del conflitto).

Se invece, sempre sulla base della valutazione del Responsabile, si tratta di controversia rientrante in ambiti di normale gestione, il Responsabile può seguire i criteri della disponibilità e della turnazione al fine della designazione del mediatore.

Le parti possono fornire una comune indicazione per la scelta del mediatore individuandolo tra quelli inseriti nella lista dell’Organismo.

Spetta comunque al Responsabile valutare l’opportunità di dar seguito alla richiesta delle parti. Qualora il Responsabile non accolga la richiesta delle parti, la nomina di un mediatore diverso da quello indicato dalle parti dovrà essere adeguatamente motivata.

Il mediatore deve rifiutare la nomina o interrompere l’esercizio della sua funzione nel caso in cui non si ritenga qualificato o qualora emergano elementi che gli impediscano di mantenere un atteggiamento imparziale e indipendente nei confronti delle parti e dell’oggetto della controversia.

Art. 5 AVVIO DEL PROCEDIMENTO

Il procedimento di mediazione si attiva su istanza di parte:

  1. quando si intende esercitare in giudizio un’azione relativa ad una controversia che ha ad oggetto una delle materie previste dall’art. 5, comma 1 bis del d.lgs 28/2010;
  2. quando l’esperimento del procedimento di mediazione è disposto dal giudice;
  3. sulla base di un’apposita clausola contrattuale;
  4. volontariamente.

L’attivazione del procedimento avviene attraverso il deposito presso la Segreteria del modulo di domanda disponibile sul sito internet oppure presso gli uffici dell’Organismo di mediazione. Se la domanda di mediazione viene presentata su moduli diversi da quelli messi a disposizione, è facoltà della Segreteria rifiutare il deposito dell’istanza di mediazione.

Nella domanda devono essere indicati:

  1. il nome dell’Organismo di mediazione;
  2. le generalità ed i recapiti delle parti e degli eventuali difensori tecnici e/o consulenti, unitamente ai documenti d’identità degli stessi e ad eventuali deleghe;
  3. l’oggetto della controversia;
  4. le ragioni della pretesa;
  5. il valore della controversia sulla base dei criteri indicati nel codice di procedura civile;
  6. la ricevuta dell’avvenuto pagamento delle spese eventualmente richieste dall’Organismo.

Qualora il valore della lite risulti indeterminato, indeterminabile, o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’Organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di Euro 250.000,00, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione, il Responsabile attesta che il valore della controversia sia diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

La Segreteria procede all’istruttoria della domanda presentata.

Qualora la domanda si presenti incompleta rispetto agli elementi sopraindicati, il Responsabile dell’Organismo tiene in sospeso la domanda dandone tempestivamente comunicazione alla parte e indicando gli elementi mancanti al fine di un corretto deposito della domanda di mediazione.

Il Responsabile assegna alla parte il termine di 7 giorni dal ricevimento della comunicazione per il perfezionamento della domanda. Se tale termine decorre inutilmente la Segreteria ha la facoltà di non dare corso alla procedura.

La domanda può essere depositata anche nei confronti di più parti.

Il Responsabile dell’Organismo fissa la data del primo incontro tra le parti entro 30 giorni dal deposito della domanda, salvo diverso accordo tra le parti o motivate esigenze organizzative.

La sede dell’incontro è presso la sede dell’Organismo o, eventualmente, presso un’altra sede concordata tra le parti, il mediatore e il Responsabile dell’Organismo.

La Segreteria comunica alla parte che ha attivato la procedura la data dell’incontro e invia alle altre parti la domanda di mediazione, comunicando la data dell’incontro con mezzo idoneo a dimostrarne l’avvenuta ricezione. Le parti, 7 giorni prima dell’incontro, confermano chi sarà presente allo stesso.

Ogni parte ha diritto di accesso agli atti del procedimento, ad eccezione di quelli relativi alle sessioni separate, cui ha accesso la sola parte depositante.

Qualora venga a mancare l’apposita abilitazione dell’Organismo successivamente al deposito della domanda, la Segreteria ne informa le parti e fornisce alle stesse l’elenco degli Organismi di mediazione abilitati presso cui potrà svolgersi il procedimento.

Art. 6 PRIMO INCONTRO E PROCEDURA DI MEDIAZIONE

Il primo incontro con il mediatore ha l’obiettivo di chiarire alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione e invitare le stesse ed i loro avvocati ad esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione. Detto incontro si conclude con la redazione di apposito verbale.

Se, nel corso del primo incontro, non si giunge ad una decisione comune di tutte le parti circa la prosecuzione, il procedimento si conclude con un verbale negativo. Nel caso in cui, invece, tutte le parti decidano di proseguire con il tentativo di conciliazione, lo svolgimento dello stesso può avvenire contestualmente al primo incontro oppure in altra data che verrà stabilita tenendo conto delle disponibilità delle parti, del mediatore e dell’Organismo.

Le parti devono partecipare personalmente al primo incontro e agli eventuali successivi incontri. In casi di impossibilità possono farsi sostituire da un proprio rappresentante informato dei fatti e munito dei necessari poteri tramite apposita delega scritta che deve essere consegnata alla Segreteria.

Il mediatore conduce l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti sia congiuntamente che separatamente.

Su richiesta del mediatore il Responsabile dell’Organismo può individuare un consulente tecnico seguendo le indicazioni fornite dallo stesso mediatore. A tal fine è necessario il consenso espresso di tutte le parti, le quali si impegnano a sostenere gli eventuali oneri in eguale misura, salvo diverso accordo. Il compenso del consulente tecnico sarà determinato sulla base del Tariffario stabilito per i consulenti tecnici del Tribunale e al pagamento dello stesso provvederanno direttamente le parti.

Art. 7 ESITO DELL’INCONTRO DI MEDIAZIONE

Il verbale di mediazione è un documento sottoscritto dal mediatore, dalle parti e dai loro avvocati se presenti, nel quale il mediatore dà atto dell’esito dell’incontro. Il mediatore dà inoltre atto dell’eventuale impossibilità di una parte di sottoscrivere il verbale o della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.

Se non viene raggiunto un accordo tra le parti, il mediatore può formulare una proposta. Tale proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto, tramite la Segreteria. Le parti fanno pervenire alla Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.

Se la conciliazione non riesce il mediatore forma proscesso verbale con l’indicazione della proposta e dell’eventuale mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.

Se invece le parti raggiungono un accordo ovvero aderiscono alla propsta del mediatore, si forma processo verbale. Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso, la sottoscrizione del verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Tutti gli oneri e gli obblighi derivanti dall’accordo raggiunto restano a carico delle parti.

In ogni caso, il verbale sarà consegnato alle parti solo a seguito del versamento all’Organismo dell’intero importo delle spese di mediazione dovute.

Al termine del procedimento di mediazione la Segreteria consegna alle parti la scheda di valutazione di cui all’allegato D).

Art. 8 RISERVATEZZA

Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro non può essere registrato o verbalizzato.

Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate, il mediatore e coloro che siano eventualmente presenti sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti.

Il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono all’incontro non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione.

Le parti non possono utilizzare, nel corso di un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso promossi dalle stesse parti in relazione al medesimo oggetto, anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione, salvo il caso in cui vi sia consenso della parte da cui provengono le informazioni e le dichiarazioni. Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti della Segreteria e chiunque altro abbia preso parte al procedimento di mediazione a testimoniare in giudizio o deferire il giuramento decisorio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione.

Art.9 TIROCINIO ASSISTITO

Nello svolgimento del tirocinio gratuito, l’Organismo dà precedenza ai mediatori iscritti nel proprio elenco ed ha facoltà di modulare il calendario e lo svolgimento degli stessi in base alle proprie esigenze organizzative ed in modo da non pregiudicare l’efficienza del servizio.

Art. 10  ADEMPIMENTI E RESPONSABILITA’ DELLE PARTI

Sono di esclusiva responsabilità delle parti:

  1. la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia ed alle ragioni della richiesta;
  2. la qualificazione della natura della controversia;
  3. la forma e il contenuto dell’atto con cui la parte, se necessario, conferisce procura al proprio rappresentante di cui all’art. 6 del presente Regolamento;
  4. l’indicazione del valore della controversia e l’individuazione della competenza territoriale;
  5. l’individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata;
  6. la dichiarazione, che la parte rilascia contestualmente al deposito della domanda di mediazione, di non avere avviato presso altri Organismi la medesima procedura.

L’Organismo non può essere comunque ritenuto responsabile di eventuali decadenze o prescrizioni, conseguenti a:

  1. mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo;
  2. imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell’istante.

In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, è fatta salva la possibilità per la parte istante di effettuare a propria cura la comunicazione del deposito della domanda di mediazione, anche senza l’indicazione della data dell’incontro di mediazione.

 

ALLEGATO A): Indennità del servizio di mediazione

ALLEGATO B): Codice etico dei mediatori

ALLEGATO C): Scheda per la valutazione del Servizio di mediazione